ชื่อผลงาน : การปรับปรุงกระบวนงานการรายงานผลการพัฒนาตนเองของบุคลากรคณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์ (google form)

1. บทคัดย่อ

การปรับปรุงกระบวนงานการรายงานผลการพัฒนาตนเองของบุคลากรคณะวิศวกรรมศาสตร์โดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์ (google form) มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1)ปรับปรุงกระบวนงานการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน) ให้มีประสิทธิภาพ 2) ลดการใช้กระดาษ 3) ความสะดวกในการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา เริ่มดำเนินการในเดือนเมษายน ปีงบประมาณ 2565 เป็นต้นมา มีวิธีการดำเนินการ โดยนำระบบลีน (LEAN) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนงานมาใช้ เช่น ทบทวนขั้นตอนการดำเนินการแบบเดิม ออกแบบขั้นตอนการรายงานและจัดทำแบบฟอร์มออนไลน์เครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ได้แก่  google form, google sheet, google slide ใช้โปรแกรมส่วนเสริม Autocrat  ในการผสานข้อมูลระหว่าง google sheet และ google slide เพื่อให้แสดงรายละเอียดของข้อมูลในรูปแบบไฟล์ PDF ผลการดำเนินการพบว่าวิธีการนี้ ช่วยให้บุคลากรมีช่องทางที่สะดวกในการรายงานข้อมูล ส่งผลให้จำนวนการรายงานผลฯ เพิ่มมากขึ้น รวมถึงมีการลดขั้นตอนและลดระยะเวลาการทำงานในกระบวนงานได้ถึง 2,580 นาที  และมีการลดการใช้กระดาษได้โดยคิดเป็นร้อยละ 94.51 และผลสำรวจบุคลากรที่ใช้งานในเรื่องของความสะดวกรวดเร็วในการรายงาน มีผลคะแนนอยู่ในระดับดีมาก ค่าเฉลี่ยคะแนนเท่ากับ 4.86 และในเรื่องของความพึงพอใจต่อขั้นตอนการทำงาน มีผลคะแนนอยู่ในระดับดีมาก ค่าเฉลี่ยคะแนนเท่ากับ 4.86 จากคะแนนเต็ม 5

2. บทนำ

งานการเจ้าหน้าที่เป็นหน่วยงานหนึ่งที่สนับสนุนตามพันธกิจด้านบุคลากรของคณะวิศวกรรมศาสตร์ในด้านการบรรจุ แต่งตั้ง การเลื่อนระดับ การโอนย้าย การเปลี่ยนตำแหน่ง การขออนุมัติเบิกจ่ายเงินเดือน การขออนุมัติเบิกจ่ายเงินประจำตำแหน่ง การจัดทำบัตรประจำตัว การออกหนังสือรับรองประเภทต่าง ๆ การขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์  การจัดเก็บรักษาทะเบียนประวัติ และข้อมูลการลาศึกษาต่อ การฝึกอบรม การดูงานวิจัยในประเทศ และต่างประเทศ การพัฒนาบุคลากร ดำเนินการเกี่ยวกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ วิจัย และจัดทำสัญญาต่าง ๆ สวัสดิการช่วยเหลือด้านการเสียชีวิต งานด้านธุรการ งานสารบรรณ และประสานงานราชการกับหน่วยงานต่าง ๆ ภายในและภายนอกคณะ โดยแบ่งงานตามภาระหน้าที่และความรับผิดชอบ ตามโครงสร้างการแบ่งส่วนราชการ จากการดำเนินงานที่ผ่านมาพบว่าในเรื่องการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนาของบุคลากร (การเข้ารับฝึกอบรม/ประชุม/สัมมนา/ดูงาน) ต่าง ๆ นั้น ใช้แบบฟอร์มกระดาษในการรายงาน ประกอบกับระบบการติดตามข้อมูลดังกล่าวยังไม่มีประสิทธิภาพมากนัก ทำให้มีข้อมูลไม่ครบถ้วน ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการรายงานข้อมูลดังกล่าว และเพื่อเป็นการลดขั้นตอนและลดระยะเวลาการทำงานของเจ้าหน้าที่ และเพื่อลดการใช้แบบฟอร์มกระดาษ จึงได้ดำเนินการจัดทำแบบฟอร์มออนไลน์ โดยใช้ google formในการรายงานข้อมูล

3. วัตถุประสงค์

     3.1 เพื่อปรับปรุงกระบวนงานการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน) ให้มีประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนและลดระยะเวลาในการทำงาน

     3.2 เพื่อลดการใช้กระดาษ

     3.3 เพื่อความสะดวกในการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน)

4. วิธีการ/เครื่องมือ

4.1 วิธีการ

1. ทบทวนขั้นตอนและแบบฟอร์มการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนาตนเอง (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน)

2. ออกแบบขั้นตอนการรายงานและจัดทำแบบฟอร์มออนไลน์

3. Upload ลิงก์แบบฟอร์มบนเว็บไซต์คณะวิศวกรรมศาสตร์

4. แจ้งเวียนให้บุคลากรทราบ

4.2 เครื่องมือ เทคโนโลยี

     เครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ดังนี้

1. ใช้ google form ในการสร้างแบบฟอร์ม เพื่อกรอกรายละเอียดในการรายงานการเข้ารับการพัฒนา (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน) และข้อมูลจะถูกบันทึกใน google sheet
2. ใช้ google slide ในการออกแบบการแสดงรายละเอียดของข้อมูล
3. ใช้โปรแกรมส่วนเสริม Autocrat  ในการผสานข้อมูลระหว่าง google sheet และ google slide เพื่อให้แสดงรายละเอียดของข้อมูลในรูปแบบไฟล์ PDF
4. นำระบบลีน (LEAN) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดขั้นตอนการทำงานและเพิ่มคุณค่าของกระบวนงานโดยลดต้นทุนในการใช้กระดาษ

เครื่องมือที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล ดังนี้

        1. จัดเก็บข้อมูลจากสถิติการปฏิบัติงานจริงในปีงบประมาณ 2564 และ2565

         2. ใช้แบบสัมภาษณ์ผู้ใช้งาน (บุคลากรสายวิชาการและสายสนับสนุนวิชาการ) โดยมีประเด็นคำถาม 2 คำถาม ดังนี้

               - ความสะดวกรวดเร็วในการรายงาน

               - ความพึงพอใจต่อขั้นตอนการทำงาน

5.  ผลการดำเนินงาน

5.1 รูปแบบ/ขั้นตอนที่ได้รับการปรับปรุง ใส่รูป

หมายเหตุ เก็บข้อมูลโดยวิธีการสุ่มและจับเวลา

5.2 ข้อมูลผลการดำเนินงานประกอบ

          จากข้อมูลการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน) โดยข้อมูลในปีงบประมาณ2564 และ 2565 มีการปรับขั้นตอนและออกแบบกระบวนงานการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา โดยการใช้แบบฟอร์มกระดาษในการรายงานข้อมูลดังกล่าว และต่อมาได้มีการปรับปรุงกระบวนงานและเริ่มใช้แบบฟอร์มออนไลน์ google form ในการรายงานข้อมูลช่วงเดือนเมษายน 2565 เป็นต้นมา ซึ่งมีการปรับปรุงขั้นตอนก่อนการปรับและหลังการปรับปรุงและมีข้อมูลการรายงานดังนี้

อธิบายผล       

          จากตารางข้อมูลขั้นตอนก่อน-หลังการปรับปรุง จะเห็นว่าก่อนการปรับปรุงมีขั้นตอนในกระบวนงานจำนวน 6 ขั้นตอน ใช้ระยะเวลาในกระบวนงาน 57 นาที ต่อการรายงาน 1 ครั้ง ส่วนหลังการปรับปรุงมีขั้นตอนในกระบวนงานจำนวน 4 ขั้นตอน ใช้ระยะเวลาในกระบวนงาน 27 นาที ต่อการายงาน 1 ครั้ง สามารถลดระยะเวลาในกระบวนงานได้ 30 นาที ต่อการายงาน 1 ครั้ง คิดเป็นร้อยละ 52.63 ในปีงบประมาณ 2565 มีการรายงานผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ google form จำนวน 86 ครั้ง จึงสามารถลดระเวลาได้ถึง 2,580 นาทีและจากข้อมูลในปีงบประมาณ 2564 มีการรายงานผลการเข้ารับการพัฒนา (ประชุม/อบรม/สัมมนา/ดูงาน) จำนวนทั้งสิ้น 50 ครั้ง โดยใช้แบบฟอร์มกระดาษในการรายงานข้อมูลทั้งหมด เป็นจำนวน 50 แผ่น คิดเป็นร้อยละ 100 และในปีงบประมาณ 2565 มีการรายงานผลดังกล่าว จำนวนทั้งสิ้น 91 ครั้ง (เดือนตุลาคม 2564 - สิงหาคม 2565) โดยมีการใช้แบบฟอร์มกระดาษในการรายงานข้อมูล (เดือนตุลาคม 2564 - มีนาคม 2565) จำนวน 5 ครั้ง คิดเป็นร้อยละ 5.49 และมีการายงานโดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์ google form (เดือนเมษายน 2565 เป็นต้นมา) จำนวน 86 ครั้ง คิดเป็นร้อยละ 94.51 จากข้อมูลปีงบประมาณ 2565 จะเห็นว่าสามารถลดการใช้กระดาษได้เป็นจำนวน 86 แผ่น คิดเป็นร้อยละ 94.51

ตารางสรุปผลการสำรวจความพึงพอใจ

       จากการสัมภาษณ์ผู้ใช้งานทั้งบุคลากรสายวิชาการและสายสนับสนุนวิชาการ โดยในเรื่องของความสะดวกรวดเร็วในการรายงาน มีผลคะแนนอยู่ในระดับดีมาก ค่าเฉลี่ยคะแนนเท่ากับ 4.86 และในเรื่องของความพึงพอใจต่อขั้นตอนการทำงาน มีผลคะแนนอยู่ในระดับดีมาก ค่าเฉลี่ยคะแนนเท่ากับ 4.86 จากคะแนนเต็ม 5

6. สรุป

    จาการการปรับปรุงกระบวนงานการรายงานผลการพัฒนาตนเองของบุคลากรคณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์ (google form) สรุปได้ว่า

1. มีการปรับปรุงกระบวนงานดังกล่าวบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยมีการลดขั้นตอนการทำงานของเจ้าหน้าที่จาก 6 ขั้นตอน เหลือ 4 ขั้นตอน ทำให้ลดระยะเวลาจากเดิมก่อนการปรับปรุงใช้เวลา 57 นาที หลังการปรับปรุงลดระยะเวลาเหลือ 27 นาที ดังนั้นจึงสามารถลดระยะเวลาในกระบวนงานได้ 30 นาที ต่อการรายงาน 1 ครั้ง ในปีงบประมาณ 2565 มีการรายงานผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ google formจำนวน 86 ครั้ง จึงสามารถลดระเวลาได้ถึง 2,580 นาที

2. สามารถลดการใช้กระดาษได้เป็นจำนวนที่น่าพอใจส่งผลให้เกิดการประหยัดงบประมาณของหน่วยงาน ในปีงบประมาณ 2565 สามารถลดการใช้กระดาษได้เป็นจำนวน 86 แผ่น คิดเป็นร้อยละ 94.51

3. เพิ่มความสะดวกในการใช้งานแก่บุคลากร ระบบการรายงานในแบบฟอร์มออนไลน์ google formช่วยให้การติดตามผลได้เพิ่มมากขึ้นเมื่อเทียบกับปีงบประมาณที่ผ่านมา

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ในวงกว้าง (impact)

จากผลการดำเนินการในเรื่องนี้ สามารถนำไปใช้ประโยชน์กับลักษณะงานด้านอื่น ๆ ของงานการเจ้าหน้าที่ ได้แก่ ด้านการขอหนังสือรับรองประเภทต่าง ๆ ด้านการขอมีบัตรประจำตัว

ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ